À l’heure actuelle, nous devons trouver de nouvelles façons d’organiser des conférences, des formations et des événements. Certains événements peuvent changer de date ou modifier leur structure, mais ce n’est pas le cas pour tous les événements, comme les assemblées générales annuelles. Vitalis Events peut aider à assurer la continuité de ces réunions et éviter de perturber votre entreprise à cause du Covid-19.
Les informations sur le moment où la réunion aura lieu peuvent être envoyées de la manière habituelle, même avec des participants distants. Vous pouvez utiliser des outils spécifiques pour être en mesure de voir exactement qui a accepté, refusé et qui n’a pas encore répondu, ce qui vous permet de gagner un temps précieux et de simplifier le suivi.
Des plates-formes personnalisées peuvent être utilisées pour la gestion des inscriptions et pour garantir des informations de contact précises, afin de se conformer à la réglementation. De nombreuses organisations ont également différentes catégories de participants à leurs réunions où, par exemple, seuls certains ont le droit de vote. Cela peut être facilement géré via notre outil numérique hautement personnalisable. Il y a aussi des problèmes de confiance et de sécurité, que nous réglons facilement en validant que vous avez la bonne personne pour assister à la réunion et voter. Nous nous assurons que nos systèmes sont sécurisés via la blockchain.
Il est extrêmement important de savoir qui est présent à une réunion lors du suivi du processus de vote. Lors d’une réunion physique, il est facile d’inscrire chaque participant à son arrivée, soit manuellement à partir d’une liste, soit numériquement grâce à la numérisation d’identité. Lorsque les membres participent à distance, nous résolvons ce problème en envoyant un message avec un lien personnel via une application à chaque participant où ils peuvent entrer et se marquer comme présents. Un animateur de réunion peut alors facilement surveiller l’engagement des utilisateurs.
Lors d’une réunion virtuelle avec les membres qui appellent, il est important de savoir comment les participants doivent poser des questions. Vous pouvez utiliser des fonctionnalités pratiques sur notre dernière plate-forme, via un navigateur Web ou un téléphone portable. Les participants «s’inscrivent» pour prendre la parole ou vous pouvez leur demander de taper directement leurs questions et éventuellement demander à un modérateur de les lire, en notant qui a parlé. Le président peut hiérarchiser les questions et gérer le débat, même avec des participants virtuels.
Le vote à la main, que nous voyons souvent lors de réunions physiques, ne fonctionne pas à distance. Au lieu de cela, nous utilisons une plateforme de vote électronique innovante, sécurisée sur la blockchain, pour permettre à chaque participant qualifié de voter en cas de besoin. D’abord, vous présentez le point à l’ordre du jour, puis vous demandez aux participants de voter lorsqu’ils sont appelés (en envoyant un lien de vote personnalisé et sécurisé), puis lorsque tout le monde a voté, le résultat du vote est affiché en direct sur l’écran partagé avec les participants. Et, bien sûr, vous avez également la possibilité d’anonymiser tous les votes. En étroite collaboration avec vous, nous nous assurons que toutes les exigences légales et de confidentialité du vote sont respectées.
Il est important de laisser du temps entre les points à l’ordre du jour, afin que les participants sentent qu’ils ne sont pas stressés lorsqu’ils se décident et votent. Tout comme lors d’une réunion physique, des points de décision inattendus peuvent survenir. Avec notre plateforme, vous pouvez rapidement ajouter des questions et des options de réponse dans l’outil de vote et envoyer des liens de vote personnels aux électeurs approuvés. Ces résultats peuvent également être présentés à tous les participants en direct, ce qui rend le processus transparent.
En bref, avec tout ce qui se passe, il peut être vraiment avantageux d’avoir quelqu’un en place pour faciliter l’expérience en ligne et tout sécuriser. Vous pouvez faire confiance à l’équipe Vitalis pour vous fournir ces services à forte valeur ajoutée pendant la pandémie, et mettre en place votre assemblée générale annuelle virtuelle. Contactez-nous!
